オフィス勤めの方なら、誰もが日々やりとりしているビジネスメール。友人や家族との間のメールではともかく、ビジネスメールには一定のルールがあります。

ビジネスでは、実際に会ったこともない人とやりとりすることも。ルールをわきまえていないと、相手に内容がよく伝わらなかったり、相手の気分を思わず害してしまったりといったことも…。ビジネスメールでは、相手に伝えたいポイントを簡潔に伝えることが求められています。

今回は、ビジネスメールのきちんとした書き方について学んだことがないという人向けに、メール作成のコツやマナーに関する著書を3冊紹介します。

ビジネスメールの基本「正しく」「速く」書くを知る

『伝わるメールが「正しく」「速く」書ける92の法則』

明日香出版社　￥1,512【2017／9／25時点】

こちらの著書のポイントは、メールは正しく書くだけでなく、手早く書くことが重要視されていることです。何を言いたいのかをまず手早くはっきりさせるが「正しい」メールであり、それが結果的に「速く」書くことにつながるというわけです。

そのために、要件がわかる件名の書き方、相手が一目見て概要がわかるようにする短い一文の作り方などのコツが重点的に紹介されています。

またこの著書の特徴として、誤った書き方のメールの実例が豊富なことがあげられます。わかっていながらも、つい陥ってしまう失敗文例を多く紹介。自分のケースにあてはめて考えることができるので、なぜそれがダメなのかまでしっかりと理解できるようになっています。

役職者をイラっとさせるメールとは

『イラッとされないビジネスメール　正解　不正解』

サンクチュアリ出版　￥1,350【2017／9／25時点】

送られてきたビジネスメールにイラっとしたり、されたりの経験は誰にでもあるはずですよね。顔が見えないコミュニケーション手段のメールには、そういったトラブルはつきもの。いかに、不快感をあたえないビジネスメールを送れるかが、ビジネスの成功には不可欠です。

この著書は、全国1,000社の現役の役職者たちにメールで不快感をあたえるポイントを調査。相手にイラっとされるメールのポイントは、「要件がはっきりしないこと」です。

失礼な書き方といった礼儀で信頼を失うことよりも、何をしてほしいのかがはっきりしない、判断するための情報が少ない、無駄な長文で要旨が不明といったことで相手に不快感をあたえることのほうが圧倒的に多いのです。

いかに無駄をなくして、必要なことだけを、的確に相手に伝えるメールを作成するかにポイントを置いた構成となっています。

誰もおしえてくれかなったビジネスメールの基本とは

『誰も教えてくれなかった　ビジネスメールの書き方、送り方　（スーパー・ラーニング　6）』

あさ出版　￥1,620【2017／9／25時点】

一見ごく当たり前のように見える ・「RE:をつけたまま返信してもいい？」 ・「いつまでに返信すれば失礼にあたらない？」 ・「自宅からビジネスメールをしてもいい？」 など、普段あまり意識したことがないビジネスメールのイロハをおしえてくれます。

メールは誰もが使っているツールですが、実は意外と「我流」が当たり前のことになっているのではないでしょうか。「できているつもり」が、ある日突然トラブルをまねく原因となることも。

知っているようで知らない、できているようでできていないビジネスメールの「誰も教えてくれなかった」基本ルールがたくさん盛り込まれています。

思った以上に、メールの内容が相手に伝わっていなかったり、誤解をまねいて失敗してしまったという経験は、誰にでもあるのではないでしょうか。社会人になって、ビジネスメールのやりとりは当たり前という人こそ、仕事を円滑に進められるようなメールの作成方法について、もう一度勉強しなおしてみませんか？