簡単な書類整理の仕分け方法！3つのコツ☆

2018-01-20 07:00:00

大分類

まずは書類を分ける事から始めます。

書類の中には
・家電などの取扱説明書
・家関係
・クレジットカードなどの説明書
・保険類
・年金類
・税金関係
・住んでいる地域のタウンページや病院マップ、地図、ゴミ分類冊子
・携帯関係
・子供関係(学校、習い事）
・デリバリー
・電話、電気、水道などの領主書
などが主にある書類かと思います。

これらをとにかく種類別に分ける事から始めます。この時はまだざっくりで大丈夫です。

書類整理はとにかく根気がいる作業なので、ここで一旦終わりでも全然良いんです。
そんな時は、種類別に分かるようにクリアファイルに入れるなり、封筒などに分けるなどしてまた混ざることのないようにしておきます。

でも、このままだと、ピンポイントで探すことは出来ません。
では更にわかりやすくするには…

中分類

この中分類でその分けたモノを、更に細かく分ける事が必要になります。

では、ざっくり仕分けたものを更に分かりやすくするには？

例えば保険関係なら
・生命保険
・損害保険
・車保険
・地震、火災保険などなど
保険の中でも様々な種類があります。

この保険を種類別に更に分けると、例えば生命保険の証券を探したい時、保険という括りだけではなかなか探せませんが、生命保険というところまで分けると、すぐに取り出す事が出来るようになります。

ラベリング

その細かく分けた書類もそのままでは、分かりづらいままです。

では、どう収納するか。

その方法は、ファイリングや、クリアファイル、ハンギングと、色々方法はあるのですが、私がオススメなのが、ファイルボックスに上から差し込むフォルダ収納です。

この方法ですと、厚みがある取説など、ファイリングするとパンパンになって閉まらなくなったり収まりが悪くなるという心配もなく、上から全ての書類が把握できるという利点もあります。

また、書類が増えてもフォルダを増やすだけで良いので、増減に対応しやすいという点も。

ファイリングですと、例えば残り数枚しか空きがなく、それが埋まってしまった場合、新しいファイルが増えます。そのファイルが2.3枚で済む場合、残りは余分に余ってしまって場所だけ取ってしまうという心配もあります。

なので私はフォルダ収納を選択しました。
ちなみに愛用しているファイルフォルダーはこちらです。

コクヨ 1/4カットフォルダーのグレーです。
1/4カットというのがポイント。

この4つに分かれているフォルダーだからこそ、ラベリング部分が重なることなく、一目でどこに何があるのか把握出来る時短に繋がるのです。

重なっていると、一目では分かりづらくなってしまいます。
このフォルダーにラベリングをしっかりする事で、この先家電類などを買い替えても掃除機や洗濯機などと、メーカー名を入れずにラベリングしておけば、中の取説を新しいものと入れ替えるだけで済むので、わざわざラベリングし直す必要もありません。
私はその点、メーカー名も入れてしまったので失敗です（笑）。
ラベリングした後で気付きました。次からは商品名だけにします！

このように書類も、順序に沿って進めていけば必ず誰でもきれいに収納出来ます。
なかなか億劫になりがちな書類整理ですが、この仕組みを一旦作っておけば、一からやり直す事はよっぽどのことがない限りありませんので、この機会に是非♪

情報提供元： michill (ミチル)

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