ちょっとした飲み会から結婚式の二次会、同窓会など大がかりなものまで幹事という役割は、とにかく負担が多いもの。

その中でも、グループ旅行の幹事は最たるものだ。目的地の選定、スケジュール、参加確認、移動での誘導・指示など……。

やることが盛りだくさんの旅行幹事が、スムーズにこなせるノウハウをまとめてみよう。

旅行案をみんなに出してもらう

大事なのは、自分ひとりで悩まないこと。

まずは、みんなに旅行プランの「候補」を出してもらおう。ざっくりと同一内容でかまわないので、全員一括メールしよう。日にち、行き先、内容をメンバーに考えてもらうのだ。あまり細かい縛りは不要で、「いつ」「どこに」「何を」をメールで回答してもらうのだ。それらをジャンルごとにメモしたり、リストアップしたりしておく。

次は、その「候補」の中から現実的な旅行プランを絞り込む。ここは幹事として、ちょっと頭を使うところ。言ってみれば、旅行代理店の企画担当のような立場だ。メンバーの顔を思い浮かべながら、どんな旅行にしようかイメージしよう。大変ではあるが、ここが旅行計画の醍醐味ともいえるので、楽しみながら企画をまとめてみよう。

参加OKかNGか、答えを聞く

タイプの異なる案を2～3プラン用意して、メンバーに確認する。大事なのは、この連絡で参加不参加の最終確認としてしまうことだ。

微調整はまだまだきくので、大胆に迫っていこう。そして、かならず「返信締切日」を設けていくのが重要だ。なぜなら、参加人数や企画の概要が決まらないと、予約やお金の準備等などが先延ばしになってしまうからだ。

「OK」または「NG」の返事さえ返ってくれば、旅行の大枠は決定したのも同然。

参加者が決まると、幹事は少し楽になる。参加が決定したメンバーに、各準備を振り分けていけるからだ。「お願い！」と振り分けられるのも幹事の特権。最初に書いたように、ポイントは1人で悩まないこと。みんなで準備するから、旅行もみんなで楽しめるのだ。

会費制ならノープロブレム

さて肝心なのは、お金。この問題はデリケートなのでしっかり最初から決めておこう。旅行に出た先でお金を出し合うと多い少ないでイザコザになったり、帰ってから貰おうとすればズルズル先延ばしになったり……といったトラブルになる。そんな問題も、前払いの会費制にすればスッキリ解決だ。

旅館代、交通費代、食事代など、出費が決まっているものは金額を合計してみよう。それを頭数で割り、多少余裕を見て増額するのだ。後から増えるより、少なくなるほうが嬉しくなるのが人情というもの。会費は旅行に行く前に全員から徴収し、幹事が管理する。会計係を選出して管理してもらうというのもいいだろう。

旅のしおりツールを活用

最後に、役立つツールをご紹介する。

大人数での旅行の場合、旅の「しおり」を作り、活用すると便利だ。

スケジュールや持ち物など、みんなで確認し情報を共有できる。例えば、マイクロソフトは「旅のしおり特集」というものを提供しており、Microsoft　Officeを使っているなら便利なテンプレートが使えるので、こちらを活用してもよいだろう。

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